仕事の時短!TODOリストでワークライフが変わる

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毎日仕事、仕事、仕事・・・

日によっては「納期が今日中だ」なんてことも。

なぜ仕事が終わらないか。

この原因が解決しない限り時短は不可能です。

そこで僕がおすすめするのはTODOリストの活用です。

TODOってよく耳にしますが、これは活用してみないとわからない時短術です。

また習慣になれば仕事ができるようになる武器でもあります。

これをやれば明日からあなたは「仕事ができる人」に近づけます。

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TODOって何?

TODOって言葉をまず理解しましょう。

仕事においてTODOとは

「やらなければならないこと・忘れてはならないこと」です。

このTODOをシステムや手帳などにリスト化して、

やらないといけないことや納期の決まっていることを管理します。

経験上、イレギュラーの発生により予定がズレることもありましたが、

確実にその日にやらないといけないことがわかっている方が

労力にムダがなくなり仕事の時短になります。

TODOリストの作り方

まずは慣れるまで1週間ごとで管理しましょう。

①項目の把握
やらないといけないことをノートにやメモに書き出します。この時に書き出した項目で無意味なものやムダなもの、日常の習慣として当たり前なものは除外して下さい。

②優先順位を決める
その日に必ずやらないといけないことを決めることで重要な仕事が後回しにならないようにしましょう。1・2・3のように番号打ちでOKです。また、優先順位を決めることで確認のぬけが少なくもなりますね。

③書き出した項目に所要時間を決める
時間を決めておくことで作業に対して遅れていないかの確認や急な仕事が入っても後にまわせるため対応しやすいですよ。

④決めたリストを手帳やシステムに落とし込む
ここまでに決めたTODOリストを書き込みましょう。おすすめは手帳です。営業職の方は特にですが、予定の確認のときに取引先でスマホやPCでは相手に不快な気持ちを与えてしまうかもしれません。手帳ならさっと自然に確認も取れて変更や更新がしやすいのでおすすめです。

僕のTODO活用方法

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慣れてきたら更なる活用で作業効率をアップさせましょう。

活用方法

①スケジュール表を一緒に使い30分刻みのリストにする。
ざっくり過ぎても細か過ぎても管理が面倒になるので30分刻みが適度に管理できます。

②上司や同僚・部下を巻き込む
「今日の予定何?」「今どこ?」などこんな会話から1日が始まるだけでも時間のムダです。一緒にできる人からでもやっていけば、情報の共有ができるため確認作業が減ります。

③プライベートと仕事はわけない
これに関しては賛否両論です。僕はわけていません。
理由は「この時間までには終わらせなければいけない!!」と自分に言い聞かせるためです。もしも仕事終わりに彼女とデートがあったとして、あなたは仕事を理由にあきらめますか?その時間までに必死に仕事を終わらせる努力をしますよね。時短するための活用ですが、プライベートの予定も把握して問題ありません。

まとめ

TODOリストを活用するイメージはできましたか?

やることを決めるのって仕事においてとても重要なことです。

優先順位や作業時間を決めることで、仕事が終わってからの自由時間にも大きく影響します。

まずは習慣にすること。

そしていろいろなやり方を試行錯誤し時短につなげて下さい。

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